2.10 Opérations de voyage à l'étranger (Outbound)
Cette division est spécialisée dans la mise à disposition de facilités uniquement pour les passagers ayant l'intention de voyager à l'étranger. Afin de pouvoir effectuer des tâches variées, elle peut être subdivisée en sections plus petites indiquées ci-dessous :
Section Documentation
Pour pouvoir voyager à l'étranger, il faut être en possession d'une multitude de documents et remplir une série de formalités. Cette section porte sur les formalités et les documents nécessaires pour tout type de voyage à l'étranger. Toute personne souhaitant voyager à l'étranger doit s'adresser au service de documentation de l'agence de voyage ou de la division des opérations touristiques. Après s'être renseigné sur les raisons du voyage, vous pourrez l'informer des documents nécessaires pour obtenir le visa requis dans le pays de destination ou d'autres autorisations. Les formalités et les documents nécessaires pour voyager à l'étranger varient en fonction du but de la visite. Les raisons d'un voyage à l'étranger peuvent être différentes : touristes pour des études supérieures, affaires, traitement médical, immigration, etc. Dans chaque situation, les formalités et les documents à fournir différent d'un pays à l'autre et selon les différents points de vue des motivations.
Section des visas
Cette division gère toutes les informations relatives aux formalités d'obtention d'un visa pour différents pays. Le personnel doit collecter et endosser les passeports au nom des clients et les rendre aux clients bien avant la date du voyage.
Section des réservations
Il s'agit d'une autre division importante qui s'occupe de la réservation des transports et des chambres d'hôtel. Le personnel de cette division doit bien connaître les horaires des compagnies aériennes, les tarifs pour les différentes destinations, les hôtels et les différents types de tarifs dans les lieux les plus fréquentés de la destination. Après avoir recueilli tous les détails du programme, les informations sont consignées sur une feuille de papier spécialement conçue à cet effet. Ensuite, un plan de voyage convenable est conçu en indiquant les correspondances aériennes appropriées, les horaires d'arrivée et de départ et les lieux de séjour. Il est également établi un coût approximatif du séjour et des tarifs.
Une fois le plan approuvé, une copie finale dactylographiée est rédigée et fournie au passager pour référence. C'est ce que l'on appelle l'itinéraire. Une fois l'itinéraire approuvé, le service de réservation contacte les compagnies aériennes concernées et demande des places en fonction de l'itinéraire. La compagnie aérienne concernée reçoit par ailleurs une copie du programme total des plans du passager, car elle devra envoyer des messages de réservation à ses agents concernés pour confirmer vol suivant conformément au programme. Une fois que toutes les confirmations ont été obtenues, la compagnie aérienne informe l'agent que tout est prêt.
Lorsque l'agent reçoit l'information, il émet un bon tiré sur les compagnies aériennes, leur demandant d'émettre des billets en faveur du passager conformément aux détails du vol indiqués dans le bon.
Le contenu essentiel d'un bon peut comprendre
- Nom du passager,
- Lieu à visiter,
- Date,
- Numéro de vol,
- L'heure,
- Numéro du permis,
- Numéro de passeport,
- Tarifs applicables, et
- Numéro de code de l'agent.
Après avoir obtenu ce bon, la compagnie aérienne procède à l'émission du billet. Le billet est ensuite transmis à l'agent, qui procède à un contrôle croisé et, après avoir obtenu une totale satisfaction, l'agent le transmet au passager. Comme on peut le constater, vous devez mettre à la disposition du passager plusieurs services pour lesquels il n'y a pas de frais supplémentaires. Le passager bénéficie d'une assistance et d'un service de votre part. Vous devez reconnaître le fait que si vous n'étiez pas là, le passager finirait par perdre beaucoup de temps, d'énergie et d'argent. Un autre aspect des circuits sortants est la vente de forfaits de voyagistes entrants dans différents pays. Certaines grandes entreprises élaborent leurs propres forfaits sortants et conçoivent des produits qui, dans ce cas, comprennent toutes les étapes nécessaires à l'élaboration d'un voyage organisé. Gardez à l'esprit que lorsque vous vendez au nom d'autres personnes, assurez-vous que les services fournis par le forfait sont conformes à ce qui a été promis. Les relations et l'expérience sont utiles à cet égard. Cette précaution est nécessaire, car c'est vous qui vendez au touriste. Si les choses tournent mal, vous serez tenu responsable par le touriste ainsi que par le tribunal de la consommation.