2.7 Transferts de départ
Les visiteurs, qui sont venus à une destination en groupe ou individuellement, doivent passer par le processus de transfert une deuxième fois - lorsqu'ils sont prêts à partir - il est important pour l'image de l'entreprise que l'expérience des visiteurs, qui quittent une destination, soit aussi bonne qu'à leur arrivée.
Le processus de transfert pour un départ doit être géré de la manière la plus professionnelle possible par le personnel.
Tout comme le processus d'arrivée, il doit commencer quelques jours à l'avance. Dans les 72 heures suivant l'arrivée, toutes les places qui ont été programmées pour la partie suivante du voyage doivent être reconfirmées. Cela signifie que le personnel doit collecter tous les billets et s'acquitter de cette tâche au nom des clients. N'oubliez pas que certaines compagnies aériennes ont des exigences différentes, comme "reconfirmer dans les 72 heures précédant le départ", et que si vous ne le faites pas, vous risquez de perdre votre place. Comprenez les réglementations locales. Vous devez vous comporter de manière professionnelle lorsque vous gérez/supervisez ce type de transferts. Par exemple, chaque client doit être informé par écrit, un jour avant le vol prévu, de l'heure, de la date et de la prise en charge à l'hôtel.
Pour ce faire, il suffit d'afficher un avis sur le tableau d'affichage du circuit ou de laisser une lettre à chaque client à la réception. (Si cela n'est pas fait par écrit et qu'un client manque le vol, vous pouvez être blâmé). Les détails concernant la taxe de départ doivent également figurer dans cette lettre.
Une fois de plus, vous devrez reconfirmer le bon et la procédure de transport avec la compagnie de transport et revérifier qu'il n'y a pas de changement dans l'heure du vol. Vous devrez déterminer et informer combien de temps avant le départ les clients doivent régler leurs factures excédentaires à la réception. Les comptes informatisés des hôtels peuvent normalement être émis juste avant le départ, surtout si le groupe est exceptionnellement important. Toutefois, certains hôtels préfèrent qu'ils soient réglés la veille du départ.
Le jour du départ, conseillez à votre personnel d'utiliser la liste de contrôle (fournie ci-dessous), qui est plus ou moins la même que celle du transfert d'arrivée. N'oubliez pas que les clients ont toujours les mêmes besoins, c'est-à-dire une attention sans faille. Il se peut qu'ils soient à nouveau nerveux et incertains, mais à présent, une certaine confiance s'est développée en vous et ils seront probablement plus faciles à diriger.