2.1 Organisation préalable
Avant de commencer, il est important de rappeler que l'organisation d'une visite d'entreprise ou une journée portes ouvertes implique un certain nombre de responsabilités. Vous devez vous assurer que votre établissement est en mesure d'accueillir du public dans des conditions de sécurité optimales et que l'événement se déroule dans le respect des réglementations en vigueur.
Dans ce premier module, nous allons nous concentrer sur les aspects administratifs et les mesures de sécurité à prendre en amont de votre événement.
Administratif :
Demande en mairie : adressez une demande à la mairie de votre commune pour les informer de l'accueil de public pour des journées portes ouvertes un mois avant l’évènement afin de lancer la procédure qui suivra ensuite son cours (Procédure à effectuer pour les établissements non ERP)
Contacter l’assurance : prévenez votre assurance de l’accueil de visiteurs extérieurs dans l'enceinte de votre établissement.
Mesure de sécurité :
Votre visite ne doit en aucun cas mettre en danger les visiteurs, assurez-vous donc au préalable que toutes les mesures de sécurité nécessaires sont en place dans votre entreprise. Il faut pour cela établir des conditions de visite (âge minimum, tenue spéciale exigée…). Si vous prévoyez de fournir du matériel aux visiteurs (casques, chaussures de sécurité, blouse…), il est capital d’expliquer explicitement l’utilité et l’importance de chacun d'eux.
Communication interne :
En interne, assurez-vous que vos employés soient tous prévenus que des visites vont avoir lieu dans l’entreprise, surtout si vous prévoyez de faire visiter les espaces sociaux ou de pauses. Pensez à bien les former à l’accueil de visiteurs. Communiquez sur l’évènement avant son début à travers des posts sur vos réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn …) et affichez-le sur votre site internet.
Stationnement :
Facilitez au maximum la venue des visiteurs en assurant une bonne accessibilité aux locaux de votre entreprise. Cela peut inclure la mise en place d'un espace de stationnement réservé, d'une signalétique claire… Éventuellement, vous pouvez matérialiser un espace de stationnement ou informer les visiteurs de la présence d'une aire de stationnement à proximité de l’entreprise.